摘 要:企业的竞争情报工作有其复杂性与艰巨性,它不仅需要企业情报人员的情报收集和分析技能,更需要对企业内部环境、发展战略和市场策略的深刻理解,同时,还要具备较好的人际交往技能和组织协调能力。否则,竞争情报工作将仅仅流于日常简报等形式,远离企业的经营管理,不能为企业的重大决策提供情报支持,结果将会使企业的竞争情报工作严重贬值,企业情报人员的处境将陷于尴尬,竞争情报工作最终将难以在企业里求得长期的生存与发展。从多年从事竞争情报工作的实践出发,借鉴竞争情报界前辈的经验,讨论企业如何开展竞争情报工作。
关键词:企业竞争;情报工作;开展
1 企业竞争情报工作的准备阶段
良好的先期情报工作规划是成功的关键,因为在初始时期,绝大数企业的情报人员所能支配的资源都是极其有限的,如资金、人员、政策等方面的支持力度可能不足。而此时企业情报人员的经验又严重缺乏,对于企业内部环境和外部信息资源方面的掌控能力也十分有限,因此,如果一开始就将摊子铺的过大、目标定得过高,或在企业内部炒得过热,都会给以后的竞争情报工作的开展带来负面影响。所以,情报工作人员在情报工作的初始阶段,一定要结合所拥有的资源和自身的能力量力而行。
情报人员应在现有资源和能力的基础上寻求公司高层管理者的支持,通过企业高层来推动竞争情报工作的开展。近年来,随着国内竞争情报概念的普及和国内外企业利用竞争情报制胜的案例层出不穷,很多企业的高层管理者也越来越感受到竞争情报的重要性,能够重视并推动竞争情报工作的开展。
2 企业情报机构的设置
2.1 企业情报机构的位置
(1)企业的盈利主要来自何处?企业盈利的关键领域就是企业情报机构应该设置的地方。
(2)企业的新产品来自何处?在制药业,新产品主要来自企业的研发部门和科学家们的研究工作。而很多软件公司的新产品来自销售人员和客户打交道的过程中产生的新火花。因此以上两种企业的情报机构可以分别设在研发部门和销售与市场部门。
(3)企业所面临到最大威胁来自何处?公司生存的关键是保证企业以低成本生产产品,如何降低生产成本就是竞争情报的关键课题。因此,这类企业的情报机构应设在制造部门。
对于从不规范的行业进入规范行业(如银行、金融和日用品)的企业来说,CEO的决策一旦失误,对整个企业将是毁灭性的,因此,情报部门应设在企业行政主管部门或战略规划部门,为企业领导决策提供情报支持。
2.2 企业情报机构的工作重点和职责
不同的情报机构的位置应具有不同的工作重点,情报人员应该首先确定重点情报用户,并根据他们的切实需求清晰定位情报工作,设计情报工作模式,开展情报工作。否则,情报工作容易陷入疲于应付来自企业各部门各种不同需求的混乱局面。 重点情报用户是指能够决定情报部门命运、为情报部门提供经费和人员支持的部门和人员,一般而言他们就是企业情报部门的直接领导和顶头上司。为重点情报用户服务,是情报人员的职责,也是其生存和发展的基础。
把握公司情报工作的'重点和方向,这将是决定整个情报工作成功与否的关键。以下是几类部门的情报需求特征,供参考:(1)企业高层决策者——宏观、前瞻性,与企业长远发展战略密切相关;(2)市场销售部门——偏重战略性情报,如竞争对手具体的销售策略和价格等;(3)战略规划部门——较为宏观、更关注整个行业的发展趋势;(4)技术研发部门——本领域最新技术前沿的发展,新产品、新技术的替代作用等;
企业情报机构的工作职责大体上包括以下内容:(1)与企业中高层管理者等重点情报用户的沟通与交流,以准确理解用户的情报需求,从而为企业提供决策支持和情报预警服务;(2)汇总并掌握企业内部情报资源状况;(3)设计与实施竞争情报工作流程,构建企业内外情报信息网,建立企业内外专家网络、疏通企业内部情报流通渠道等;(4)情报产品与服务模式的设计;建立并维护基于企业IT系统的企业竞争情报系统。
3 企业竞争情报工作的具体开展
3.1 情报规划工作
(1)通过沟通交流或者发放调查问卷等各种方式,了解重点情报用户的工作计划、情报需求范围特点、情报需求的风格以及最适合的情报服务方式。(2)将用户需求与情报机构自身拥有的情报资源与支持进行对照,并且审视当前及过去公司已从事的情报工作,过去情报工作开展的实际情况,分析过去取得成绩、经验、教训等;了解现有情报产品的类别、信息来源、阅读使用范围、对象及情报产品的提供频率等。(3)明确情报机构的定位,把握情报工作的方向。企业在战略决策、早期预警、市场监控等方面有不同的情报需求。(4)明确下一步情报收集的对象和重点。根据重点情报用户需求与情报工作现状来确定关键性情报主题、主要情报收集渠道与方式,并以此确定基本的工作目标。
3.2 确定获取竞争情报的渠道
在明确竞争情报的主要来源和获得情报的技巧前首先应明确什么样的情报可以通过合法和道德的手段获得。根据国外竞争情报专家统计:竞争情报分析所需要的80%-90%的情报都是可以从公开渠道获得的。
这些情报信息包括:国内外新政策法规的出台、最新技术发展趋势、市场趋势的变化、新市场的出现、竞争对手的动向、新竞争对手的出现、供应商的状况等。
主要的竞争情报的信息来源可以归纳为四大类:(1)经常使用的:商业报刊、网络数据库、内部员工、行业专家、行业协会与组织、互联网等;(2)适当使用的:销售人员、客户、内部文档资料、电话采访、外部咨询服务、信息交易等;(3)偶尔使用的:政府资料、直接观察、剪报服务、直接联系竞争对手、联系供应商、展览会等;(4)很少使用的:购买样品、邮寄调查问卷、信用调查、参观竞争对手公司、与竞争对手前雇员合作等。情报信息来源的选择与所需要的特定竞争情报密切相关,对于不
同的行业,其主要信息来源也具有较大的差异。顺畅而可信的信息来源渠道对于竞争情报工作人员的帮助是巨大的,但它要靠长期的探索和经验积累才能得到。
3.3 情报的加工处理
情报的处理和分析可参考以下步骤进行:(1)情报格式的转换。将从各种途径收集来的各个不同类别、形式的信息进行简单处理,转换成统一、方便分析处理的格式。(2)情报信息的汇总与分类。将已转换为统一格式的情报信息进行汇总,按照已经设置好的类别,进行分类存储。(3)情报的筛选。来源于各种渠道的情报信息真假掺混,要依靠情报分析人员的经验分辨情报的可靠程度,去粗取精、去伪存真。(4)情报分析。情报分析更多地要依靠分析人员丰富的行业知识和对企业内部的了解程度,才能对情报表现出高度的敏感度,抓住重点,判断相关事件及其关联度,最终推断出结论和发现。
3.4 设计情报产品和服务方式
了解用户情报需求后,还需要确定情报产品和服务对策。当然情报的内容是最重要的,企业情报用户也很在意情报的质量。虽然如此,为了使情报报告给情报用户留下深刻的印象,增强情报的说服力,还应考虑到情报接受中的情感因素,注意情报的提供的介质、途径和包装。
为增强情报的效果,情报报告的撰写都要遵循一定的原则,采用一些技巧:情报报告力求准确、简练、明晰、有说服力,要设身处地的从情报用户的角度出发、考虑问题,为用户解决
问题并受益,报告题目能引起用户的好奇心等。
4 小结:成功开展竞争情报工作的关键所在
(1)卓越的情报规划:将情报重点放在对企业运作和成功具有重要意义的领域,准确定位情报机构,确定情报工作的方向和目标。(2)持续有组织地情报收集。(3)高效高质的情报处理和科学的情报分析,并积极地用于决策支持、预警避险、学习比较。(4)情报部门与公司其他部门和人员有良好的沟通和配合,在重点部门设立兼职情报协调员,加强内部互动的渠道与手段。(5)建立起有效的公司内外部人际关系信息网络。(6)强有力的情报部门以及协同伙伴。(7)高层领导除了对竞争情报工作给予有力的资源支持外,还积极参与到竞争情报工作环节中。
