應用文是人類在長期的社會實踐活動中形成的一種文體，是人們傳遞信息、處理事務、交流感情的工具，有的應用文還用來作為憑證和依據。
【結構】
1. 結構的含義
結構是指文章內部的組織和構造，是作者按照主題的需要，對材料所進行的有機組合和編排，又稱謀篇佈局。文章的結構具有兩重含義：一是宏觀結構，即文章的總體構思、大體框架;二是微觀結構，即對文章的層次、段落、開頭、結尾、過渡、照應和主次的具體設計。
作用：
①使文章言之有體。“體”指體裁。應用文在長期的寫作實踐過程中，大都形成了比較固定的結構形態，也叫程式。
②使文章言之有序。合理安排結構，就是根據一定的思路，將零散的材料組織起來，使之條理清楚，成為一個有機的整體。
③使文章言之成文。通過精心安排結構，可以增加文章的文采，從而增強其可讀性。
2. 安排結構的原則
①要服從表現主題的.需要。主題是作者的寫作目的、意圖的體現，結構必須服從主題的需要，為表現主題、突出主題服務。例如怎樣安排開頭與結尾、怎樣劃分層次與段落、怎樣設置過渡與照應、怎樣確定主次與詳略等等，都要圍繞主題進行。這樣，才能使文章組成一個嚴謹周密、內容形式統一的有機整體。
②要正確反映客觀事物的發展規律和內在聯繫。應用文是對現實生活、客觀事物的反映，客觀事物總有一個發生、發展、結局的過程，作者對它的認識也遵循一定的規律。這種規律性，也就表現為文章結構的基本形式。
③要適應不同文體的要求。文體不同，結構的樣式和要求也會不同。應用文不同於文學作品，不同類型的應用文體結構方式也存在着區別。
3. 結構的要求
①嚴謹自然。指文章結構精當嚴密，順理成章。要求作者思路清晰，思維嚴密，以主旨貫穿全文始終，不枝不蔓。層次段落的劃分要恰當，組織嚴密，聯繫緊湊，脈絡暢通，行止自如。過渡和照應要自然，不能刻意的雕鑿，更不能牽強拼湊。
②完整勻稱。指文章各部分要配置齊全，比例協調，詳略得當，完整合理，重點突出，符合格式要求。如文章一般都有開頭、主體和結尾三部分，三部分比例要協調，主體要內容充實，不能虎頭蛇尾或尾大不掉;對並列內容的處理，要注意處理好詳寫和略寫的關係，以保證結構的完整和勻稱，使之渾然一體。
③清晰醒目。大多數應用文不要求行文曲折波瀾，而要求綱舉目張、清晰醒目，以便讀者把握要領或貫徹執行，所以常採用加小標題、寫段首撮要、條目式等形式。這在一些法規性文體中最為明顯。
4. 結構的內容
①層次與段落。層次是文章中作者表達主題的階段和次序，是文章內容展開的次序。層次體現了事物發展的階段，是問題的各個側面和作者思維的過程，又稱為“意義段”、“邏輯段”、“章”、“節”等。段落，又稱“自然段”，是組成文章、表達思想最基本、相對獨立的最小單位。段落的形式是層次的再分割，是文章意思的間歇或轉換，以換行為為標誌。兩者有明顯的區別，層次側重於內容的劃分，段落側重於文字形式的表現。有時一個段落恰好是一個層次，有時幾個段落表現一個層次或一個段落內有幾個層次。安排層次有兩種模式：
(1)縱式，即思路縱向展開的結構方式。具體有兩種類型：時間順序式和邏輯順序式。前者是按照事物的生產流程、事情或事件的發展過程或時間的先後順序安排層次。需要注意的是，採用這種結構方式，不能事無鉅細地記流水賬，要抓住事物發展的關鍵環節。邏輯順序關係是按照事理內在的邏輯順序安排層次。這種邏輯關係表現為：現象——本質，原因——結果，宏觀——微觀，個別—一般等。按照這樣的關係先後為序、環環相扣、層層遞進地安排結構，就是邏輯順序。
(2)橫式，即思維橫向發展的結構方式。表現在形式上，它是把整體劃分為若干相對的層次，各層次之間互不交織、平等並列，從不同方面和角度共同揭示了事物的整體面貌和主旨，或按照空間方位的變換，或按照材料的不同性質和類型，或按照問題的不同側面等。這種結構形式，在應用寫作中運用很廣泛，述職報告、調查報告、總結等均可採用。
②過渡與照應。過渡是指層次與段落之間的銜接與轉換，在文章中起着承上啟下、穿針引線的作用。照應是指文章內容的前後呼應和關照，可以使文章結構周密嚴謹，渾然一體，還能使某些關鍵內容得到強調，突出主題。
一般情況下，當內容由總到分或由分到總時、意思轉換時以及表達方式變化時，需要安排過渡。過渡的形式有段落、句子或詞語。如上下文空隙大，轉折也很大，常用過渡段連結。上下文空隙小，多用提示性的句子，如公文中，常有“特此如下通告”、“現將有關事項告知如下”、“為此，特制定本條例”等作過渡。在意思轉折不大的情況下，多用關聯詞，如“因為”、“所以”、“但是”等作為過渡詞。
在應用文中，常用的照應方法有：
(1)首尾照應，即在文章的結尾處，把開頭交待的事或提出的問題再次提起，有的進一步加以概括、歸納、補充，如論文、總結、調查報告等。
(2)文題照應，即指在行文中時時照應標題，對主題加以強調、提示。如大多數公文標題中都包含着“事由”，文章內容自然要與標題相照應。
(3)文中照應，即文章自身前後內容間的照應，如某些細節和問題在行文中不斷被提起，這樣能強化印象，更好地實現作者的表達意圖。
③開頭與結尾。開頭是全篇文章的第一步，可以起到統領全篇，展開全文的作用。結尾是全文的收束和結局，能幫助讀者加深認識，把握全篇，達到預期的寫作目的。
常見的開頭方式有：
(1)目的式。就是將寫作的目的和意義直接説明。一些公文常用這種方式，常用介詞“為”、“為了”領起。
(2)根據式。就是開頭闡明撰文的根據，或引據政策法令和規定指示，或引述全文，或引據事實和道理，常用“根據”、“按照”、“遵照”等領起下文。
(3)原因式。就是以交待行文的緣由作為開頭，常用“由於”、“因”、“鑑於”等引出原因或簡述某種情況作為原因，再引出寫作目的。
(4)概述式。就是在開頭部分對文章內容的背景、基本情況、主要內容加以概述。採用這一方式，能起到提綱挈領的作用。
(5)結論式。就是將結論、結果先作交待，再由果溯因。
(6)提問式。就是開篇提出問題，然後引起下文，常見於調查報告的寫作。
(7)引述式。常用於有具體規定格式的文體中，如“合同”，或引述下級來文、上級指示精神，或有關政策法規，以此作為撰文的依據。如批覆、函等常用這種方式。
常見的結尾方式有：
(1)自然收尾式。就是在主體部分寫完之後，事盡言止，自然收結。
(2)總結歸納式。指在主體寫完後，對全文的主旨進行簡要的概括，總結全文。
(3)強調説明式。是在應用文的結尾處，對全文的主旨意義、重要性進行強調，以引起讀者的注意。
(4)希望號召式。就是在結尾部分提出希望，發出號召，展望未來，以鼓舞鬥志。
(5)專門結尾用語式。就是在結尾處，採用特定的用語結束全文。
