隨著科研專案工作的穩步推進，大量的科研檔案材料不斷生成，科研單位檔案數量不斷增加，檔案管理工作的任務越來越繁重。科研單位檔案管理部門必須配合本單位科研事業的整體發展，為科研提供服務支撐。因此，科研單位檔案數字化建設必須與時俱進，提到議事日程，納入發展規劃。
一、科研單位檔案數字化建設的意義
檔案數字化建設，主要是指建立檔案的原件、原文、原貌的計算機儲存系統，並圍繞該系統建立起電子檔案的檢索系統，構成一個檔案計算機儲存、傳輸、檢索、查詢、複製、利用的良性運轉體系。檔案數字化建設不僅是必要的，更是迫切的，數字化建設必然成為今後檔案管理的重中之重。
（一） 科研單位檔案數字化建設有助於提高工作效率。在科研單位，一個科研專案研究成功並驗收後，新生成檔案的內容涉及方方面面，存檔後還有可能被多次借閱利用，同時需要必要的日常維護。檔案部門在檔案管理、利用過程中，需要對科研檔案進行詳細的類別劃分，需要分析各類檔案的作用、使用頻率、儲存的需求，從而為日常的借閱和管理奠定基礎。隨著儲存年限、重要程度、檔案質量等方面的變化，檔案檔案還會繼續產生相應的存檔變動。這些細緻和複雜的工作如果單純依靠人工完成，不僅要消耗大量的人力、物力、財力，更會使工作效率受到影響，不能滿足科研人員的服務需求。實施檔案管理的數字化建設，能夠將傳統管理方式下繁瑣的人工操作解放出來，用更加高效的方式推進檔案管理。
（二）科研單位檔案數字化建設有助於提升管理質量。
在人工管理檔案的環境下，有的檔案在查閱後並不是科研人員所需要的內容，還需要進行新一輪的相關查閱。檔案的頻繁使用和查閱會使原始檔案逐漸損耗，甚至發生部分檔案丟失的問題。而且在科研單位中，有部分檔案應進行必要的保密。不僅檔案管理人員要具備強烈的責任感，檔案使用者也應具備責任意識。通過數字化建設，對檔案的基本內容、保密程度、借閱人員予以記錄，能夠直接減少檔案的損耗和洩密，使檔案借閱更有針對性，日常維護也能根據檔案的類別及時開展，從而使檔案管理工作的質量產生質的飛躍。
二、科研單位檔案數字化建設的措施
為了加速推進科研單位檔案工作的數字化建設，檔案管理部門應將資料庫系統設計、標準化研究、安全防範措施作為建設的首要任務，儘快鋪平數字化建設的道路，推動現有管理工作的轉型。
（一）設計科學高效的資料庫管理系統。資料庫是檔案管理數字化建設的基礎，也是最重要的工作。資料庫是系統資料的'集合，其中既有檔案本身的資料資訊，也有檔案管理過程中新生成的資訊，所以資料庫的設計應確保將檔案管理中所涉及的環節全面體現，以使用便捷、管理嚴謹作為原則，防止數字化管理的漏洞出現。檔案生成後應及時和資料庫建立關聯，檔案管理人員要對新檔案的主要內容、生成時間、保密級別、維護要求進行詳細的登記，生成序列號。當資料庫建立後，檔案管理人員應當變革儲存方式，形成以傳統檔案儲存和數字化儲存並舉的管理方式，對檔案實行掃描和著錄，完成數字化儲存，方便日後查閱。
（二）確立檔案管理數字化建設的標準。數字化建設的程序中，科研單位傳統的檔案管理制度已經不能適應改革和發展的需求。在資料庫設計以外，數字化建設還應從標準化制度的層面改革現有的管理工作，對資料庫的類別、與科研單位數字化管理系統對接、新檔案必須具備的內容、數字化檔案的儲存等確立明確的標準，使檔案的收集、儲存、使用應從數字化的角度獲得制度保障。在標準化的支援下，檔案管理工作能夠減少不必要的工作程式，使科研單位上下協同一致，共同在新的管理標準下開展工作。
（三）制定數字化管理的安全防範機制。安全防範主要是對檔案使用和管理的許可權進行約定，以及相關的安全監控。隨著檔案內容的數字化儲存，對於閱讀檔案的人員許可權必須具有明確的劃分。對不同安全和保密級別的檔案，管理人員應從授權的角度予以規範。在必要的情況下，管理人員應通過檔案檔案加密、檔案防寫、網路監控等措施確保檔案的安全，一旦發現問題，也能追根溯源。
科研單位開展檔案數字化建設，既滿足了科研單位現實發展的需求，又有利於單位長遠規劃的決策。科研單位只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時代發展的需要，更好地為科研事業科學發展服務。
