一、背景
當代學生管理具有種類繁多、資訊量大、變更週期快等特點，原有的人工方式管理具有缺陷，如效率低、保密差、成本大等，再加上檔案儲存複雜，檢索、維護、更新都非常煩瑣，對於學生管理人員來說是一個不可忽視的災難。資訊科技的發展促進了學生資訊管理的技術更新，資料庫的運用加強了學生管理的現代化與科學化。資料庫系統具有查詢方便快捷、儲存量大時長、保密性好、成本低廉等諸多優勢，為當代學生管理提供了科學、有效的解決方案。再則，廣大教師隊伍也在不斷地更新換代，新時代的教師使用多媒體上課、評判網路試卷。在教育行業技術不斷更新的背景下，學校管理也在不斷與時俱進。學生數量急劇膨脹，傳統資訊管理喪失了實用性，資料的爆炸急需新的技術。人們從資料庫中找到了出路，解放了紙質資料的收集和管理，不僅從經濟層面上節約了很多成本，從人力和工作量上來講，還促進了工作效率的提升。最後是資料庫技術的迅猛發展。資料庫是當下管理軟體中必備的內容，因而使用量極大，其技術開發也越來越先進，操作難度越來越低，這很大程度上消除了使用者的疑慮，減少了資料庫使用培訓的時間，使其在人員管理和資料管理領域之中優勢盡顯。
二、具體的運用
1.資料庫的建立
每個學校都有自身的校情，不同學校的學生特點不同、數量及相關資料都有差異。所以，要設立一個和學校相符合的資料庫，才能有效利用其優勢，發揮管理效能。根據關係資料庫正規化規範理論，學校要建立一個有用的資料庫，首先結合學校需要的資料，再思考建立相應的模組，把所有模組組合關聯好，形成有效的學生管理系統。最重點的一點是系統模組一定要符合學校管理的需要，如下圖。
2.主要功能模組設計
學生管理主要包含基本資訊、學籍資訊、課程資訊。所有的學生資料都要包含在這三個系統模組之中，整個系統功能包括相關資訊的錄入、維護、調取、儲存。
（1）基本資訊，包含學生基本資訊的新增、查詢、修改、刪除功能；內容主要是學生所在的學院、姓名、學號、年級等。
（2）學籍資訊，包含學生學籍資訊的新增、查詢、修改、刪除功能。內容是學生的學號、姓名、性別、民族、出生日期、籍貫、入學時間、畢業時間、政治面貌、所屬學院、學科專業、家庭地址、學位證書號、畢業證書號碼、畢業去向等。
（3）課程資訊，包含學生學籍資訊的新增、查詢、修改、刪除功能；課程資訊的內容是各學科成績、各學期課表、學分彙總等。
3.資料的錄入
（1）將在校學生的各項資訊整理並輸入資料庫，注意資料輸入的準確性。
（2）建立視窗操作，方便學生輸入和瀏覽資料。
（3）設定統一的資料規則，便於內容篩選，有利於資料的輸出。
（4）合理利用組合框表，如專業建立時給予預先輸入好的專業列表，性別、學歷等都可預先設定，增加準確度和節約時間。
4.建立查詢功能和統計輸出功能
資料庫建立查詢機制，滿足對資訊分類查詢的需求，如需要查詢“專業”為教育技術的學生資訊，利用查詢檢視設定查詢表，再利用查詢嚮導，選取需要的內容，在檢視“專業”欄目中把條件設為“教育技術”，所有的教育技術專業的在校學生都會出現。統計輸出主要是為了向上級部門報告學生情況所需的各項資料，人工處理資料十分麻煩，容易出錯，利用要素交叉查詢統計可以滿足工作需要。以查詢教育技術專業的女生為例，只要在查詢的介面設定新的交叉查詢，用專業為行標題，用性別為列標題，很快就可以生成一個統計表，教育技術專業有多少女生一目瞭然。這個方法可以舉一反三，廣泛應用。
5.資料庫的`保護
為了保護學生的資訊資料，防止學生權益受到傷害，加強學校管理，設定資料庫賬號、密碼，設定相關功能的許可權。以上是一個簡單的學生資料庫運用案例，不要看它簡單，這對於學校管理和學生工作來說具有重要意義。現代社會，沒有一個好的資料管理系統，學校的學生工作將會很難開展，學生對自身相關資訊的瞭解、獲取也十分不易。要建立一個完善的資料庫體系，學校相關工作部門需要投入人力、物力、財力，但相對於傳統人工資訊管理來說，資料庫是十分廉價的。
三、Access資料庫
1.來源
Access資料庫全稱是MicrosoftOfficeAccess，是微軟公司研發的一個數據庫，結合圖形使用者介面和軟體開發工具，是當下最流行的資料應用，無論是在小公司還是大企業，Access都受到廣泛青睞。
2.用途
Access的常用用途主要體現在兩個方面：一是資料分析方面，Access具有強大的資料處理、統計、分析能力，當使用查詢功能時，可以簡單地進行彙總、加權、平均等相關統計工作，還可以簡易靈活地設定所需要的檢索、統計條件，可以讓使用者在數以萬計的資訊中尋找到最符合要求的資訊資料，速度快、內容全，這是傳統的Excel表格難以媲美的地方。只要會使用Access，工作效率和工作能力都會在不會使用者之上。二是開發軟體方面。最常見的是生產管理、銷售管理、庫存管理等各類企業管理軟體，很大程度上節約了企業或者機構的人員培訓成本，同時也能有效規範人員管理，完善企業或機構的管理理念。相對於VB、C語言等資料庫，Access正如其中文譯文一樣，容易讓人接受、學會、運用。
3.特點
首先，Access資料庫系統具有很強的開放性，這基於微軟設計這款系統時的初衷，希望能有更多的人可以輕鬆使用資料庫管理，能夠參與對系統的完善和改進。其次是功能強大，Access的報表建立功能能處理一切可以連結的資料來源，擁有完善的解決方案。再次是簡單、易學，這不僅是為使用者節約時間，更是為了資料庫能夠在更廣闊的領域發揮其作用。最後是廉價性。電子資料庫容量龐大，處理能力強，相對於傳統資料儲存，它能更為長久地儲存資訊。總的來說，Access資料庫是具有經濟優勢。
4.功能
Access資料庫系統預設4個功能區，分別是“開始”“建立”“外部資料”“資料庫工具”。“開始”包含檢視、剪貼簿、字型、格式文字、記錄、排序和篩選、查詢、中文簡繁轉換；“建立”包含表、窗體、報表、其他、特殊符號；“外部資料”包含匯入、匯出、收集資料、SharePoint列表；“資料庫工具”功能區包括巨集、顯示/隱藏、分析、移動資料、資料庫工具。除此之外，一些功能預設為隱藏，沒有顯示。只有進行特定操作時，所需要的相關功能才會顯示出來，如執行建立表操作時，頁面會自動開啟“資料表”功能區。
四、總結
資訊科技對教育事業發展的影響巨大，特別是教學管理軟體的廣泛使用，不僅規範了教育管理體系，還促進了教育行業發展。資料庫作為學校管理中重要的手段，非常重要的階段是資料庫需求分析。例如，在學生成績管理系統中充分調查應用領域。成績管理是學校教學工作的重要組成部分，針對這個需求，資料庫應注重學生成績管理模組的建立完善。
參考文獻：
[1]李燕，王靜，趙仲麟.高校學生管理工作的資訊化建設[J].農業網路資訊，2013
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